Impulsando la transformación digital con Rocket^® Mobius^® (anteriormente Rocket Content Services)

Compañía

Industria: Educación

Una de las 10 mejores universidades privadas de Estados Unidos, con amplios programas académicos, un programa de investigación de primer nivel y un sistema de salud integrado que incluye tres hospitales.

Desafío

El departamento de Cuentas por Pagar de la universidad tuvo problemas con las ineficiencias causadas por una gran dependencia de los procesos manuales tanto para las facturas en papel como para las electrónicas.

El departamento de Cuentas por Pagar prestaba servicios no solo a la universidad, sino también a su extenso sistema de salud, que incluía la Facultad de Medicina, la Facultad de Enfermería y varios hospitales. El procesamiento manual del 40 % de las facturas provocaba retrasos significativos, requería personal adicional y dificultaba el cumplimiento de la normativa federal. Con casi un millón de facturas procesadas anualmente, su sistema obsoleto resultaba insostenible. Los esfuerzos por optimizar las operaciones se complicaban aún más por la necesidad de integrarse sin problemas con el sistema SAP ERP Financials de la universidad.

Solución

Rocket Mobius permitió a la universidad automatizar sus procesos de facturación e integrarlos con los sistemas SAP existentes para obtener datos y flujos de trabajo en tiempo real.

La solución se implementó en dos fases para optimizar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia. La primera fase introdujo el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y un repositorio de contenido digital, lo que permitió un procesamiento de facturas más rápido, la eliminación automatizada de datos y un acceso ágil a la información. La segunda fase mejoró los flujos de trabajo de SAP con automatización para resolver discrepancias, paneles de control en tiempo real para actualizaciones de estado y almacenamiento centralizado para comunicaciones y registros de auditoría.

Resultados

Con Rocket Mobius, la universidad modernizó con éxito su departamento de AP, logrando resultados mensurables e impactantes.

Se agilizó el procesamiento de facturas, reduciendo los tiempos de hasta 14 días a tan solo uno o dos días mediante la implementación de sistemas automatizados, lo que mejoró significativamente la eficiencia y redujo los errores. Se redujeron los requisitos de personal de cuentas por pagar (AP) en un 25 %, lo que permitió al equipo centrarse en tareas de mayor valor y, al mismo tiempo, garantizar un mayor cumplimiento de las regulaciones de subvenciones federales. Se fortalecieron las relaciones con los proveedores mediante pagos más rápidos, se eliminó una importante acumulación de trabajo manual y se lograron ahorros de costos al reducir los gastos de impresión, uso de papel y almacenamiento físico.

Comience a usar Rocket Mobius

Con Rocket Mobius, su empresa puede alcanzar los mismos niveles de eficiencia, transparencia y automatización que ayudaron a esta universidad a optimizar sus procesos. Desde el cumplimiento normativo hasta el ahorro de costos, su éxito está a un clic de distancia.