Impulsionando a transformação digital com a Rocket^® Mobius^® (anteriormente Rocket Content Services)

Empresa

Indústria: Educação

Uma das 10 melhores universidades privadas dos EUA, com extensos programas acadêmicos, um programa de pesquisa de nível internacional e um sistema de saúde integrado que inclui três hospitais.

Desafio

O departamento de contas a pagar da universidade enfrentava dificuldades com as ineficiências causadas pela forte dependência de processos manuais, tanto para faturas em papel quanto eletrônicas.

O departamento de Contas a Pagar atendia não apenas a universidade, mas também seu extenso sistema de saúde, incluindo a Faculdade de Medicina, Enfermagem e diversos hospitais. O processamento manual de 40% das faturas causava atrasos significativos, exigia pessoal adicional e criava dificuldades para manter a conformidade com as regulamentações federais. Com quase um milhão de faturas processadas anualmente, o sistema obsoleto era insustentável. Os esforços para otimizar as operações foram ainda mais complicados pela necessidade de integração perfeita com o sistema SAP ERP Financeiro da universidade.

Solução

A Rocket Mobius permitiu que a universidade automatizasse seus processos de faturamento e os integrasse aos sistemas SAP existentes para dados e fluxos de trabalho em tempo real.

A solução foi implementada em duas fases para otimizar os fluxos de trabalho e aumentar a eficiência. A Fase Um introduziu o OCR e um repositório de conteúdo digital, permitindo um processamento de faturas mais rápido, redações automatizadas e acesso ágil aos dados. A Fase Dois aprimorou os fluxos de trabalho do SAP com automação para resolver discrepâncias, painéis de controle em tempo real para atualizações de status e armazenamento centralizado para comunicações e trilhas de auditoria.

Resultados

Com o Rocket Mobius, a universidade modernizou com sucesso seu departamento de AP (Advanced Placement), alcançando resultados mensuráveis ​​e de grande impacto.

Otimizamos o processamento de faturas, reduzindo o tempo de até 14 dias para apenas um ou dois dias com a implementação de sistemas automatizados, o que melhorou significativamente a eficiência e reduziu erros. Reduzimos em 25% a necessidade de pessoal no departamento de contas a pagar, permitindo que a equipe se concentrasse em tarefas de maior valor agregado e garantindo maior conformidade com as regulamentações de subsídios federais. Fortalecemos o relacionamento com fornecedores por meio de pagamentos mais rápidos, eliminamos um acúmulo substancial de trabalho manual e geramos economia de custos com impressão, uso de papel e despesas de armazenamento físico.

Comece a usar o Rocket Mobius

Com o Rocket Mobius, sua empresa pode alcançar os mesmos níveis de eficiência, transparência e automação que ajudaram esta universidade a otimizar seus processos. Da conformidade à redução de custos, seu sucesso está a apenas um clique de distância.