Digitale Transformation mit Rocket vorantreiben^® Mobius^® (ehemals Rocket Content Services)

Unternehmen

Industrie: Ausbildung

Eine der zehn besten privaten Universitäten der USA mit umfangreichen akademischen Programmen, einem erstklassigen Forschungsprogramm und einem integrierten Gesundheitssystem, zu dem drei Krankenhäuser gehören.

Herausforderung

Die Kreditorenbuchhaltung der Universität hatte mit Ineffizienzen zu kämpfen, die durch die starke Abhängigkeit von manuellen Prozessen sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen verursacht wurden.

Die Kreditorenbuchhaltung betreute nicht nur die Universität, sondern auch deren umfangreiches Gesundheitssystem mit der Medizinischen Fakultät, der Fakultät für Krankenpflege und mehreren Krankenhäusern. Die manuelle Bearbeitung von 40 % der Rechnungen führte zu erheblichen Verzögerungen, erforderte zusätzliches Personal und erschwerte die Einhaltung der Bundesvorschriften. Angesichts von fast einer Million jährlich verarbeiteter Rechnungen war das veraltete System nicht mehr tragbar. Die Bemühungen um eine Optimierung der Abläufe wurden zusätzlich durch die Notwendigkeit einer nahtlosen Integration mit dem SAP-ERP-Finanzsystem der Universität erschwert.

Lösung

Rocket Mobius ermöglichte es der Universität, ihre Rechnungsprozesse zu automatisieren und in bestehende SAP-Systeme zu integrieren, um Echtzeitdaten und -workflows zu gewährleisten.

Die Lösung wurde in zwei Phasen implementiert, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Phase eins führte OCR und ein digitales Content-Repository ein, was eine schnellere Rechnungsverarbeitung, automatisierte Schwärzungen und einen schnellen Datenzugriff ermöglichte. Phase zwei erweiterte die SAP-Workflows um Automatisierung zur Behebung von Diskrepanzen, Echtzeit-Dashboards für Statusaktualisierungen und eine zentrale Speicherung für Kommunikations- und Prüfprotokolle.

Ergebnisse

Mit Rocket Mobius modernisierte die Universität erfolgreich ihre AP-Abteilung und erzielte messbare und wirkungsvolle Ergebnisse.

Durch die Implementierung automatisierter Systeme konnten die Rechnungsbearbeitungszeiten von bis zu 14 Tagen auf nur ein bis zwei Tage verkürzt werden. Dies führte zu einer deutlichen Effizienzsteigerung und Fehlerreduzierung. Der Personalbedarf in der Kreditorenbuchhaltung wurde um 25 % gesenkt, sodass sich das Team auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren kann. Gleichzeitig wird die Einhaltung der Förderrichtlinien des Bundes verbessert. Die Lieferantenbeziehungen wurden durch schnellere Zahlungen gestärkt, ein erheblicher manueller Bearbeitungsrückstand abgebaut und Kosteneinsparungen durch die Reduzierung von Druck-, Papier- und Lagerkosten erzielt.

Erste Schritte mit Rocket Mobius

Mit Rocket Mobius kann auch Ihr Unternehmen die gleiche Effizienz, Transparenz und Automatisierung erreichen, die dieser Universität geholfen haben, ihre Prozesse zu optimieren. Von der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen bis hin zu Kosteneinsparungen – Ihr Erfolg ist nur einen Klick entfernt.