Accélérer la transformation numérique avec Rocket^® Mobius^® (anciennement Rocket Content Services)

Entreprise

Industrie: Éducation

L'une des 10 meilleures universités privées des États-Unis, avec de vastes programmes universitaires, un programme de recherche de classe mondiale et un système de santé intégré comprenant trois hôpitaux.

Défi

Le département AP de l'université était confronté à des inefficacités causées par une forte dépendance aux processus manuels pour les factures papier et électroniques.

Le service des comptes fournisseurs était au service non seulement de l'université, mais aussi de son vaste système de santé, comprenant la faculté de médecine, les soins infirmiers et plusieurs hôpitaux. Le traitement manuel de 40 % des factures entraînait des retards importants, nécessitait du personnel supplémentaire et posait des difficultés pour se conformer à la réglementation fédérale. Avec près d'un million de factures traitées chaque année, leur système obsolète était intenable. La rationalisation des opérations était d'autant plus compliquée par la nécessité d'une intégration transparente avec le système SAP ERP Financials de l'université.

Solution

Rocket Mobius a permis à l'université d' automatiser ses processus de facturation et de les intégrer à ses systèmes SAP existants pour des données et des flux de travail en temps réel.

La solution a été mise en œuvre en deux phases afin de rationaliser les flux de travail et d'améliorer l'efficacité. La première phase a introduit l'OCR et un référentiel de contenu numérique, permettant un traitement plus rapide des factures, l'automatisation des rédactions et un accès rapide aux données. La deuxième phase a amélioré les flux de travail SAP grâce à l'automatisation de la résolution des écarts, à des tableaux de bord en temps réel pour les mises à jour de statut et à un stockage centralisé pour les communications et les pistes d'audit.

Résultats

Grâce à Rocket Mobius, l'université a modernisé avec succès son département AP, obtenant des résultats mesurables et significatifs.

Le délai de traitement des factures a été réduit de 14 jours à un ou deux jours seulement grâce à la mise en place de systèmes automatisés, ce qui a considérablement amélioré l'efficacité et réduit les erreurs. Les besoins en personnel de la comptabilité fournisseurs ont été réduits de 25 %, permettant à l'équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée tout en garantissant une meilleure conformité avec la réglementation fédérale relative aux subventions. Les relations avec les fournisseurs ont été renforcées grâce à des paiements plus rapides, un important retard de traitement manuel a été éliminé et des économies ont été réalisées grâce à la réduction des coûts d'impression, de papier et de stockage physique.

Premiers pas avec Rocket Mobius

Avec Rocket Mobius, votre entreprise peut atteindre le même niveau d'efficacité, de transparence et d'automatisation qui a permis à cette université de rationaliser ses processus. De la conformité aux économies de coûts, votre succès est à portée de clic.