Guidare la trasformazione digitale con Rocket^® Mobius^® (in precedenza Rocket Content Services)

Azienda

Industria: Istruzione

Una delle 10 migliori università private degli Stati Uniti, con ampi programmi accademici, un programma di ricerca di livello mondiale e un sistema sanitario integrato che comprende tre ospedali.

Sfida

Il dipartimento AP dell'università ha dovuto affrontare inefficienze causate da un forte ricorso a processi manuali per le fatture sia cartacee che elettroniche.

Il dipartimento AP serviva non solo l'università, ma anche il suo vasto sistema sanitario, che comprendeva la Facoltà di Medicina, la Facoltà di Infermieristica e diversi ospedali. L'elaborazione manuale del 40% delle fatture causava ritardi significativi, richiedeva personale aggiuntivo e creava difficoltà nel mantenere la conformità alle normative federali. Con quasi un milione di fatture elaborate all'anno, il loro sistema obsoleto era insostenibile. Gli sforzi per semplificare le operazioni erano ulteriormente complicati dalla necessità di integrarsi perfettamente con il sistema SAP ERP Financials dell'università.

Soluzione

Rocket Mobius ha consentito all'università di automatizzare i processi di fatturazione e di integrarli con i sistemi SAP esistenti per dati e flussi di lavoro in tempo reale

La soluzione è stata implementata in due fasi per semplificare i flussi di lavoro e migliorare l'efficienza. La prima fase ha introdotto l'OCR e un repository di contenuti digitali, consentendo un'elaborazione più rapida delle fatture, la redazione automatica e un rapido accesso ai dati. La seconda fase ha migliorato i flussi di lavoro SAP con l'automazione per la risoluzione delle discrepanze, dashboard in tempo reale per gli aggiornamenti di stato e un archivio centralizzato per le comunicazioni e gli audit trail.

Risultati

Grazie a Rocket Mobius, l'università ha modernizzato con successo il suo dipartimento AP, ottenendo risultati misurabili e di grande impatto.

Tempi di elaborazione delle fatture ottimizzati, da un massimo di 14 giorni a uno o due giorni, grazie all'implementazione di sistemi automatizzati, con conseguente miglioramento significativo dell'efficienza e riduzione degli errori. Riduzione del 25% del fabbisogno di personale per la contabilità fornitori (AP), consentendo al team di concentrarsi su attività di maggior valore, garantendo al contempo una maggiore conformità alle normative federali in materia di sovvenzioni. Rafforzamento delle relazioni con i fornitori grazie a pagamenti più rapidi, eliminazione di un notevole arretrato manuale e riduzione dei costi grazie alla riduzione delle spese di stampa, utilizzo della carta e archiviazione fisica.

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Con Rocket Mobius, la tua azienda può raggiungere gli stessi livelli di efficienza, trasparenza e automazione che hanno aiutato questa università a semplificare i suoi processi. Dalla conformità al risparmio sui costi, il tuo successo è a portata di clic.