Preparación para la facturación electrónica: plazos, requisitos y próximos pasos prácticos

Lo que las empresas deben saber antes de 2027 y 2028.

La obligatoriedad de la facturación electrónica en Alemania ya está en marcha. Desde enero de 2025, las empresas deben poder recibir facturas electrónicas. La siguiente fase se centra en la emisión de facturas, y muchas organizaciones aún no tienen claro qué requisitos les corresponden.

La principal fuente de confusión es que existen dos plazos de cumplimiento diferentes, dependiendo de cómo se intercambien actualmente las facturas.

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Dos plazos. Dos reglas.

Muchas empresas dan por sentado que el mismo plazo se aplica a todos. En realidad, las normas difieren para las empresas que utilizan facturas en formato PDF y para aquellas que ya operan con EDI.

Si envía facturas en formato PDF o en papel

• Las facturas en formato PDF y en papel seguirán estando permitidas hasta el 31 de diciembre de 2026.
• A partir del 1 de enero de 2027, la facturación electrónica será obligatoria para las empresas cuya facturación en 2026 supere los 800.000 euros.
• A partir del 1 de enero de 2028, la facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas.

Los procesos EDI existentes podrán continuar hasta el 31 de diciembre de 2027.

• A partir del 1 de enero de 2028, el intercambio electrónico de datos (EDI) seguirá estando permitido bajo condiciones de cumplimiento específicas para las conexiones existentes y nuevas.

El umbral de facturación de 800.000 € se aplica a la facturación en formato PDF y en papel. No forma parte de la normativa de transición al EDI.

Por qué esto importa

Un error común es creer que cualquier factura enviada electrónicamente se considera una factura electrónica. Esto no es cierto.

Una factura electrónica debe contener datos estructurados y legibles por máquina que puedan procesarse automáticamente. Una factura PDF estándar no cumple este requisito. Formatos como XRechnung y los perfiles ZUGFeRD compatibles sí lo hacen.

Para las organizaciones que utilizan EDI, la noticia es alentadora: la normativa no exige la sustitución del entorno EDI existente. Lo importante es garantizar que los datos de las facturas puedan extraerse y transformarse de acuerdo con los requisitos de la norma EN 16931.

Preparándonos para lo que viene

Las organizaciones que empiecen a prepararse ahora podrán evitar proyectos de cumplimiento normativo de última hora y reducir el riesgo empresarial.

Concéntrese en tres áreas:

• Revise sus procesos y formatos de facturación actuales.
• Confirmar los requisitos del socio comercial y del cliente.
• Validar la calidad de los datos y el cumplimiento de las normativas.