Pronti per la fatturazione elettronica: scadenze, requisiti e prossimi passi pratici

Cosa devono sapere le aziende prima del 2027 e del 2028

In Germania, l'obbligo di fatturazione elettronica è già in vigore. A partire da gennaio 2025, le aziende dovranno essere in grado di ricevere fatture elettroniche. La fase successiva si concentrerà sull'emissione delle fatture e molte organizzazioni non hanno ancora ben chiaro quali requisiti si applichino al loro caso.

La principale fonte di confusione è rappresentata dal fatto che esistono due diverse tempistiche di conformità, a seconda delle modalità di scambio delle fatture attualmente in vigore.

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Due scadenze. Due regole.

Molte aziende presumono che la stessa scadenza si applichi a tutti. In realtà, le regole differiscono per le aziende che utilizzano fatture in formato PDF e per quelle che già operano con il sistema EDI.

Se invii fatture in formato PDF o cartaceo

• Le fatture in formato PDF e cartaceo rimangono valide fino al 31 dicembre 2026.
• A partire dal 1° gennaio 2027, la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per le aziende il cui fatturato del 2026 supererà gli 800.000 euro.
• A partire dal 1° gennaio 2028, la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per tutte le aziende.

Le attuali procedure EDI potranno continuare fino al 31 dicembre 2027.

• A partire dal 1° gennaio 2028, l'EDI rimane consentito, a determinate condizioni di conformità, sia per le connessioni esistenti che per quelle nuove.

La soglia di fatturato di 800.000 euro si applica alla fatturazione in formato PDF e cartaceo. Non rientra nel regolamento di transizione all'EDI.

Perché è importante

Un errore comune è pensare che qualsiasi fattura inviata elettronicamente sia automaticamente una fattura elettronica. Non è così.

Una fattura elettronica deve contenere dati strutturati e leggibili da una macchina, elaborabili automaticamente. Una fattura PDF standard non soddisfa questo requisito. Formati come XRechnung e i profili ZUGFeRD conformi, invece, lo soddisfano.

Per le organizzazioni che utilizzano l'EDI, la notizia è incoraggiante: il mandato non richiede la sostituzione dell'ambiente EDI esistente. Ciò che conta è garantire che i dati delle fatture possano essere estratti e trasformati in conformità ai requisiti della norma EN 16931.

Prepararsi per il futuro

Le organizzazioni che iniziano a prepararsi ora possono evitare progetti di conformità dell'ultimo minuto e ridurre il rischio aziendale.

Concentrati su tre aree:

• Rivedi i processi e i formati di fatturazione attualmente in uso.
• Confermare i requisiti del partner commerciale e del cliente.
• Convalidare la qualità dei dati e la conformità alle normative.