Bereit für die elektronische Rechnungsstellung: Fristen, Anforderungen und praktische nächste Schritte

Was Unternehmen vor 2027 und 2028 wissen müssen

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland ist bereits angelaufen. Ab Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Die nächste Phase konzentriert sich auf die Rechnungsstellung, und vielen Organisationen ist noch unklar, welche Anforderungen für sie gelten.

Die größte Verwirrung entsteht dadurch, dass es zwei unterschiedliche Fristen für die Einhaltung der Vorschriften gibt, je nachdem, wie Rechnungen derzeit ausgetauscht werden.

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Zwei Fristen. Zwei Regeln.

Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass für alle dieselbe Frist gilt. Tatsächlich unterscheiden sich die Regeln jedoch für Unternehmen, die PDF-Rechnungen verwenden, und solche, die bereits mit EDI arbeiten.

Wenn Sie Rechnungen als PDF oder Papier versenden

• PDF- und Papierrechnungen bleiben bis zum 31. Dezember 2026 zulässig.
• Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen, deren Umsatz im Jahr 2026 800.000 € übersteigt, verpflichtend.
• Ab dem 1. Januar 2028 wird die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen verpflichtend.

Die bestehenden EDI-Prozesse können bis zum 31. Dezember 2027 fortgeführt werden.

• Ab dem 1. Januar 2028 bleibt EDI unter bestimmten Compliance-Bedingungen für bestehende und neue Verbindungen weiterhin zulässig.

Die Umsatzgrenze von 800.000 € gilt für PDF- und Papierrechnungen. Sie ist nicht Teil der EDI-Übergangsregelung.

Warum das wichtig ist

Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass jede elektronisch versendete Rechnung automatisch als E-Rechnung gilt. Das ist nicht der Fall.

Eine elektronische Rechnung muss strukturierte, maschinenlesbare Daten enthalten, die automatisch verarbeitet werden können. Eine herkömmliche PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht. Formate wie XRechnung und kompatible ZUGFeRD-Profile hingegen schon.

Für Organisationen, die EDI nutzen, ist die Nachricht erfreulich: Die Vorgabe erfordert keine Umstellung Ihrer bestehenden EDI-Umgebung. Wichtig ist lediglich, dass Rechnungsdaten gemäß den Anforderungen der EN 16931 extrahiert und transformiert werden können.

Vorbereitung auf das, was kommt

Organisationen, die jetzt mit den Vorbereitungen beginnen, können Compliance-Projekte in letzter Minute vermeiden und das Geschäftsrisiko reduzieren.

Konzentrieren Sie sich auf drei Bereiche:

• Überprüfen Sie Ihre aktuellen Rechnungsstellungsprozesse und -formate.
• Anforderungen von Handelspartner und Kunde bestätigen.
• Datenqualität und Compliance-Bereitschaft prüfen.