¿Está considerando cambiar su sistema de registro? Riesgos clave y estrategias prácticas de mitigación.

A medida que su organización persigue nuevos objetivos, es posible que se plantee la posibilidad de abandonar una solución que ha sido la base de su estrategia de gobernanza de la información: su "sistema de registro". Entre los factores que influyen en esta decisión se incluyen los cambios de plataforma (de local a nube), la modernización (de mainframe a distribuido), la consolidación (que implica extenderla a otras actividades empresariales como fusiones y adquisiciones), entre otros. Las organizaciones también desean asegurarse de que las inversiones en modernización estén orientadas a lograr la eficiencia deseada (con la ayuda de la IA general y otras).

En una de nuestras publicaciones anteriores, afirmamos que «la evolución de los negocios depende de la transformación de enormes volúmenes de datos operativos y no estructurados en conocimiento útil». Las organizaciones se centran cada vez más en mejorar la calidad, la gobernanza y el acceso a los datos, al tiempo que persiguen ambiciosos objetivos de inteligencia artificial.

Independientemente de la actividad que motive el cambio, asegúrese de tener en cuenta los siguientes factores si su organización está considerando modificar su sistema de registro:

Cumplimiento normativo:

¿El nuevo sistema combinado se ajustará completamente a todos los marcos regulatorios que debe cumplir? De no ser así, considere cómo mitigará esta situación para evitar infracciones involuntarias.

Lagunas en la “documentación”:

La transición entre soluciones puede interrumpir los registros de auditoría o la documentación requerida por los organismos reguladores. Incluso si la interrupción es temporal, determine cómo se abordará.

Riesgos de integridad y seguridad de los datos

El proceso de migración de datos puede introducir errores, como resultados inexactos o transferencias de datos incompletas, lo que comprometerá la integridad de los datos.

Lagunas de seguridad:

Las nuevas soluciones pueden introducir vulnerabilidades si no se configuran o evalúan adecuadamente, lo que aumenta el riesgo de filtraciones. Si bien el término «vulnerabilidades» se asocia con mayor frecuencia a la lista CVE (también conocida como Vulnerabilidades y Exposiciones Comunes) del NIST, esta definición se extiende al acceso indebido por parte de terceros no autorizados, tanto internos como externos, entre otros impactos negativos.

Interrupción operativa

Los cambios en las soluciones deben planificarse cuidadosamente para evitar tiempos de inactividad, retrasos e interrupciones del servicio. Es fundamental evitar o mitigar los problemas relacionados con el tiempo de actividad publicado o previsto y/o los acuerdos de nivel de servicio.

Desajuste entre proceso y aplicación:

Las soluciones de gestión de contenido suelen integrarse en diversas aplicaciones y procesos empresariales. Es posible que las nuevas soluciones no se interconecten automáticamente con los procesos o flujos de trabajo existentes. Asegúrese de prever el tiempo necesario para la integración y las pruebas exhaustivas posteriores, de modo que los procesos críticos para el cumplimiento normativo no se vean afectados.

Preparación para la auditoría:

Los cambios pueden generar un mayor escrutinio por parte de los reguladores y auditores. Planifique una supervisión adicional recopilando de forma proactiva información detallada sobre los cambios, informes de validación y otros datos de apoyo. Asegúrese de mantener el enfoque en los procesos, políticas y estándares de gobernanza de la información para proteger de forma proactiva los datos confidenciales y garantizar la privacidad.

Resistencia al cambio:

Durante las transiciones, los usuarios pueden recurrir a técnicas de recopilación de información alternativas o no autorizadas, lo que puede generar puntos ciegos en materia de cumplimiento normativo. Además, una gestión del cambio inconsistente o plazos ajustados pueden provocar una adopción irregular, aumentando el riesgo de incumplimiento de las normas de gobernanza de la información.

Estrategias de mitigación

Teniendo en cuenta estas consideraciones, a continuación se presentan algunos conceptos que deben tenerse en cuenta al contemplar un cambio que involucre su sistema de registro:

• Realice evaluaciones de riesgos exhaustivas antes de iniciar cualquier cambio.
• Involucre a los responsables de cumplimiento normativo y a los equipos legales desde las primeras etapas del proceso de planificación y durante todo el proyecto.
• Involucre a expertos en la materia durante todas las fases de esta iniciativa.
• Garantizar una formación sólida y una gestión eficaz del cambio para todas las partes interesadas (TI, negocio, usuarios).
• Realizar auditorías periódicas durante y después de la transición.

Cómo puede ayudar Rocket:

Durante más de 40 años, las organizaciones más grandes del mundo han confiado en Rocket^® Mobius para gestionar, procesar y proteger grandes cantidades de información confidencial. A medida que sus requisitos evolucionan y evalúa su estrategia de modernización, tenga en cuenta lo siguiente:

Modernización: El uso de Mobius ofrece a las organizaciones una flexibilidad de plataforma sin precedentes, ya sea en sistemas centrales, locales, en la nube híbrida o en la nube, todo ello sin reprocesar la información. Combinado con capacidades flexibles de integración de procesos y aplicaciones, que permiten la consolidación y la optimización de costes, Rocket se adapta a sus necesidades en cualquier etapa del ciclo de vida de la gestión de la información. Más información aquí .

Gobernanza de la información: Mobius proporciona la funcionalidad esencial necesaria para ayudarle a alcanzar sus objetivos de gobernanza: anonimización basada en reglas, cifrado, gestión de registros/retenciones legales, retención, auditoría y cotejo de datos (incluida la validación y la conciliación). Mobius mejora la precisión al eliminar los errores introducidos por las revisiones manuales, aumenta la velocidad de ejecución de las tareas y reduce los costes al delegar las tareas manuales a una tecnología que estandariza los conjuntos de resultados. Más información aquí .

Compromiso con la IA general: La incorporación inteligente de tecnologías de IA general a su entorno de información, como Rocket^® Content Smart Chat, aporta potencia y flexibilidad a su organización sin comprometer el acceso ni la seguridad de la información. Otras funcionalidades de IA general, como la identificación automática y la extracción de información, complementan sus estrategias.

Experiencia: El equipo de ingeniería de soluciones para clientes de Rocket cuenta con una amplia experiencia en ayudar a los clientes a centralizar la gestión de su información en Mobius. Independientemente de dónde se encuentre actualmente esa información (por ejemplo, en carpetas compartidas, tecnología obsoleta u otros sistemas) y de los factores que la impulsen (por ejemplo, consolidación, modernización o consideraciones de costes), Rocket cuenta con expertos que comprenden los conceptos que pueden afectar a los requisitos de gobernanza de la información actuales y futuros de su organización, y que pueden agilizar su transición.