Erwägen Sie einen Wechsel Ihres Datenverwaltungssystems? Wichtige Risiken und praktische Strategien zur Risikominderung

Wenn Ihr Unternehmen neue Ziele verfolgt, werden möglicherweise Überlegungen zum Übergang von einer Lösung angestellt, die bisher die Grundlage Ihrer Informationsgovernance-Strategie bildete – Ihrem „System of Record“. Faktoren, die eine solche Entscheidung beeinflussen, sind unter anderem Plattformwechsel (von On-Premises zu Cloud), Modernisierung (von Mainframe zu verteilten Systemen), Konsolidierung, die auch andere Geschäftsbereiche wie Fusionen und Übernahmen umfasst, und weitere. Unternehmen möchten zudem sicherstellen, dass Investitionen in die Modernisierung die gewünschten Effizienzgewinne erzielen (z. B. durch KI-gestützte Technologien).

In einem unserer früheren Beiträge stellten wir fest, dass „die Weiterentwicklung von Unternehmen davon abhängt, riesige Mengen an operativen und unstrukturierten Daten in verwertbares Wissen umzuwandeln“. Unternehmen konzentrieren sich zunehmend auf die Verbesserung von Datenqualität, Datenverwaltung und Datenzugriff und verfolgen gleichzeitig ehrgeizige KI-Ziele.

Unabhängig vom Anlass sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen, wenn Ihre Organisation eine Änderung ihres Datenverwaltungssystems erwägt:

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften:

Wird das neue/kombinierte System vollständig mit allen regulatorischen Rahmenbedingungen übereinstimmen, die Sie einhalten müssen? Falls nicht, überlegen Sie, wie Sie diese Situation entschärfen können, um unbeabsichtigte Verstöße zu vermeiden.

„Dokumentationslücken“:

Der Wechsel von einer Lösung zur anderen kann die Prüfprotokolle oder die von den Aufsichtsbehörden vorgeschriebene Dokumentation beeinträchtigen. Selbst wenn diese Lücke nur kurzfristig besteht, sollte geklärt werden, wie sie geschlossen werden kann.

Datenintegritäts- und Sicherheitsrisiken

Bei der Datenmigration können Fehler auftreten, wie z. B. ungenaue Ergebnisse oder unvollständige Datenübertragungen, die die Datenintegrität beeinträchtigen.

Sicherheitslücken:

Neue Lösungen können Sicherheitslücken aufweisen, wenn sie nicht ordnungsgemäß konfiguriert oder geprüft werden, wodurch das Risiko von Sicherheitsverletzungen steigt. Der Begriff „Sicherheitslücken“ wird zwar am häufigsten mit der NIST-Liste der CVEs (Common Vulnerabilities and Exposures) in Verbindung gebracht, seine Definition umfasst jedoch unter anderem auch den unbefugten Zugriff durch nicht berechtigte interne und externe Parteien.

Betriebsstörungen

Um Ausfallzeiten, Verzögerungen und Serviceunterbrechungen zu vermeiden, müssen Lösungsänderungen sorgfältig geplant werden. Es ist entscheidend, Probleme mit veröffentlichten oder angenommenen Verfügbarkeits- und/oder Service-Level-Agreements (SLAs) zu vermeiden oder zu minimieren.

Prozess-/Anwendungsfehlausrichtung:

Content-Lösungen sind typischerweise in verschiedene Geschäftsanwendungen und -prozesse integriert. Neue Lösungen lassen sich möglicherweise nicht automatisch mit bestehenden Prozessen oder Arbeitsabläufen verbinden. Planen Sie daher ausreichend Zeit für die Integration und die anschließenden gründlichen Tests ein, um sicherzustellen, dass Compliance-kritische Prozesse nicht beeinträchtigt werden.

Auditbereitschaft:

Änderungen können eine verstärkte Überprüfung durch Aufsichtsbehörden und Wirtschaftsprüfer nach sich ziehen. Planen Sie zusätzliche Kontrollen ein, indem Sie proaktiv detaillierte Änderungsinformationen, Validierungsberichte und weitere unterstützende Unterlagen zusammenstellen. Achten Sie darauf, dass Sie die Prozesse, Richtlinien und Standards für Informationsgovernance weiterhin im Blick behalten, um sensible Daten proaktiv zu schützen und die Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Widerstand gegen Veränderungen:

Während Übergangsphasen greifen Nutzer möglicherweise auf alternative und/oder nicht autorisierte Informationsbeschaffungsmethoden zurück, was zu Sicherheitslücken im Bereich der Compliance führen kann. Darüber hinaus können uneinheitliches Änderungsmanagement oder enge Zeitpläne eine uneinheitliche Implementierung zur Folge haben und somit das Risiko der Nichteinhaltung Ihrer Informationsgovernance-Standards erhöhen.

Minderungsstrategien

Aus diesen Gründen sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden, wenn Sie eine Änderung Ihres Datenverwaltungssystems in Erwägung ziehen:

• Führen Sie vor der Einleitung von Änderungen umfassende Risikobewertungen durch.
• Beziehen Sie Compliance-Beauftragte und Rechtsabteilungen frühzeitig in den Planungsprozess und während des gesamten Projekts ein.
• Binden Sie Fachexperten in alle Phasen dieser Initiative ein.
• Sorgen Sie für ein umfassendes Schulungs- und Veränderungsmanagement für alle Beteiligten (IT, Fachabteilungen, Anwender).
• Führen Sie während und nach dem Übergang regelmäßige Prüfungen durch.

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