Vous envisagez de changer votre système d'information ? Principaux risques et stratégies d'atténuation pratiques

À mesure que votre organisation poursuit de nouveaux objectifs, des discussions peuvent surgir concernant la transition d'une solution qui a constitué le socle de votre stratégie de gouvernance de l'information: votre « système d'information de référence ». Parmi les facteurs influençant cette décision figurent les changements de plateforme (passage d'une infrastructure sur site au cloud), la modernisation (passage d'un système mainframe à une infrastructure distribuée), la consolidation (qui implique une extension à d'autres activités commerciales telles que les fusions-acquisitions), et d'autres encore. Les organisations souhaitent également s'assurer que leurs investissements dans la modernisation permettent d'atteindre les gains d'efficacité escomptés (grâce à l'IA de génération de données, entre autres).

Dans un de nos précédents articles, nous affirmions que « l’évolution des entreprises repose sur la transformation de volumes massifs de données opérationnelles et non structurées en connaissances exploitables ». Les organisations se concentrent de plus en plus sur l’amélioration de la qualité, de la gouvernance et de l’accès aux données, tout en poursuivant des objectifs ambitieux en matière d’IA.

Quelle que soit l’activité incitative, assurez-vous de prendre en compte les facteurs suivants si votre organisation envisage de modifier son système d’information de référence:

Conformité réglementaire:

Le nouveau système/système combiné sera-t-il pleinement conforme à tous les cadres réglementaires auxquels vous êtes soumis ? Dans le cas contraire, réfléchissez aux mesures que vous prendrez pour atténuer cette situation et éviter toute infraction involontaire.

Lacunes en matière de documentation:

Le passage d'une solution à l'autre risque de perturber les pistes d'audit ou la documentation exigée par les organismes de réglementation. Même si cette interruption est temporaire, il convient de déterminer comment y remédier.

Intégrité des données et risques liés à la sécurité

Le processus de migration des données peut introduire des erreurs, telles que des résultats inexacts ou des transferts de données incomplets, ce qui compromet l'intégrité des données.

Failles de sécurité:

Les nouvelles solutions peuvent introduire des vulnérabilités si elles ne sont pas correctement configurées ou évaluées, augmentant ainsi le risque de violations de données. Bien que le terme « vulnérabilités » soit le plus souvent associé à la liste CVE (Common Vulnerabilities and Exposures) du NIST, cette définition englobe également les accès non autorisés par des parties non habilitées, internes comme externes, ainsi que d'autres impacts négatifs.

Perturbation opérationnelle

Les changements de solutions doivent être planifiés avec soin afin d'éviter les temps d'arrêt, les retards et les interruptions de service. Il est essentiel d'éviter ou d'atténuer les problèmes liés à la disponibilité et/ou aux accords de niveau de service (SLA) publiés ou présumés.

Inadéquation processus/application:

Les solutions de contenu sont généralement intégrées à diverses applications et processus métier. Les nouvelles solutions ne s'interconnectent pas toujours automatiquement avec les processus ou flux de travail existants. Il est donc essentiel de prévoir le temps nécessaire à l'intégration et aux tests approfondis qui s'ensuivent, afin de garantir la conformité des processus critiques.

Préparation à l'audit:

Les changements peuvent entraîner un contrôle accru de la part des organismes de réglementation et des auditeurs. Prévoyez un suivi renforcé en compilant de manière proactive des informations détaillées sur les changements, des rapports de validation et d'autres pièces justificatives. Veillez à maintenir une attention constante sur les processus, les politiques et les normes de gouvernance de l'information afin de protéger proactivement les données sensibles et d'assurer la confidentialité.

Résistance au changement:

Lors des transitions, les utilisateurs peuvent recourir à des techniques de collecte d'informations alternatives et/ou non autorisées, ce qui peut engendrer des lacunes en matière de conformité. De plus, une gestion du changement incohérente ou des délais trop courts peuvent entraîner une adoption inégale, augmentant ainsi le risque de non-conformité aux normes de gouvernance de l'information.

Stratégies d'atténuation

Compte tenu de ces éléments, voici les concepts à prendre en compte lors de la planification d'une modification de votre système d'information:

• Effectuez des évaluations de risques complètes avant d'initier des changements.
• Impliquez les responsables de la conformité et les équipes juridiques dès le début du processus de planification et tout au long du projet.
• Intégrez des experts du domaine à toutes les phases de cette initiative.
• Assurer une formation solide et une gestion du changement pour toutes les parties prenantes (informatique, métiers, utilisateurs).
• Effectuez des audits réguliers pendant et après la transition.

Comment Rocket peut vous aider:

Depuis plus de 40 ans, les plus grandes organisations mondiales font confiance à Rocket^® Mobius pour gérer, traiter et protéger d'importants volumes d'informations sensibles. À mesure que vos besoins évoluent et que vous évaluez votre stratégie de modernisation, tenez compte des points suivants:

Modernisation: L’utilisation de Mobius offre aux entreprises une flexibilité de plateforme inégalée, qu’il s’agisse de mainframe, d’infrastructures sur site, de cloud hybride ou de cloud privé, sans retraitement des données. Grâce à ses capacités d’intégration flexibles des processus et des applications, qui favorisent la consolidation et l’optimisation des coûts, Rocket s’adapte à chaque étape de votre cycle de vie de la gestion de l’information. En savoir plus ici .

Gouvernance de l'information: Mobius fournit les fonctionnalités essentielles pour vous aider à atteindre vos objectifs de gouvernance: rédaction basée sur des règles, chiffrement, gestion des documents/conservation légale, conservation, audit et rapprochement des données (y compris la validation et le rapprochement). Mobius améliore la précision en éliminant les erreurs liées aux vérifications manuelles, accélère l'exécution des tâches et réduit les coûts en automatisant les tâches manuelles grâce à une technologie qui standardise les résultats. En savoir plus ici .

Engagement envers l'IA générale: L'intégration judicieuse des technologies d'IA générale à votre environnement informationnel, comme Rocket^® Content Smart Chat, renforce la puissance et la flexibilité de votre organisation sans compromettre l'accès à l'information ni sa sécurité. D'autres fonctionnalités d'IA générale, telles que l'identification et l'extraction automatiques d'informations, complètent vos stratégies.

Expertise: L'équipe d'ingénierie des solutions clients de Rocket possède une expertise approfondie pour accompagner les clients dans la gestion consolidée de leurs informations au sein de Mobius. Quel que soit l'emplacement actuel de ces informations (par exemple, partages de fichiers, technologies obsolètes, autres systèmes) et quels que soient les facteurs motivant la transition (par exemple, consolidation, modernisation, contraintes budgétaires), les experts de Rocket maîtrisent les concepts susceptibles d'influencer les besoins actuels et futurs de votre organisation en matière de gouvernance de l'information et peuvent simplifier votre transition.