Stai pensando di cambiare il tuo sistema di registrazione? Rischi principali e strategie pratiche di mitigazione

Man mano che la vostra organizzazione persegue nuovi obiettivi, potrebbero sorgere discussioni sulla transizione da una soluzione che ha costituito il fondamento della vostra strategia di governance delle informazioni, ovvero il vostro "sistema di registrazione". I fattori che influenzano tale decisione includono cambiamenti di piattaforma (da on-premise a cloud), modernizzazione (da mainframe a distribuito), consolidamento che comporta l'estensione ad altre attività aziendali come fusioni e acquisizioni, e altri. Le organizzazioni vogliono anche garantire che gli investimenti nella modernizzazione siano orientati al raggiungimento delle efficienze desiderate (abilitate dalla GenAI e altro).

In uno dei nostri post precedenti si affermava che "l'evoluzione del business dipende dalla trasformazione di enormi volumi di dati operativi e non strutturati in conoscenze fruibili". Le organizzazioni sono sempre più concentrate sul miglioramento della qualità, della governance e dell'accesso ai dati, perseguendo al contempo ambiziosi obiettivi di intelligenza artificiale.

Indipendentemente dall'attività di sollecitazione, assicurati di considerare i seguenti fattori se la tua organizzazione sta valutando una modifica al tuo sistema di registrazione:

Conformità normativa:

Il nuovo sistema/sistema combinato sarà pienamente conforme a tutti i quadri normativi a cui siete tenuti a conformarvi? In caso contrario, valutate come mitigare questa situazione per evitare violazioni involontarie.

Lacune nella “documentazione”:

Il passaggio da una soluzione all'altra rischia di compromettere i percorsi di controllo o la documentazione richiesta dalle autorità di regolamentazione. Anche se una lacuna è temporanea, è importante stabilire come affrontarla.

Integrità dei dati e rischi per la sicurezza

Il processo di migrazione dei dati può comportare errori, come risultati imprecisi o trasferimenti di dati incompleti, che comprometteranno l'integrità dei dati.

Lacune di sicurezza:

Le nuove soluzioni possono introdurre vulnerabilità se non configurate o valutate correttamente, aumentando il rischio di violazioni. Sebbene il termine "vulnerabilità" sia più frequentemente associato all'elenco NIST delle CVE (ovvero Common Vulnerabilities and Exposures), questa definizione si estende all'accesso improprio da parte di soggetti non autorizzati, sia interni che esterni, tra gli altri impatti negativi.

Interruzione operativa

Le soluzioni di cambiamento devono essere pianificate con attenzione per prevenire tempi di inattività, ritardi e interruzioni del servizio. È fondamentale evitare o mitigare le problematiche relative ai tempi di attività pubblicati o presunti e/o agli accordi sui livelli di servizio.

Disallineamento tra processo/applicazione:

Le soluzioni di contenuto sono in genere integrate in una varietà di applicazioni e processi aziendali. Le nuove soluzioni potrebbero non interconnettersi automaticamente con i processi o i flussi di lavoro esistenti. Assicuratevi di considerare il tempo necessario per l'integrazione e i successivi test approfonditi, in modo da non compromettere i processi critici per la conformità.

Preparazione all'audit:

Le modifiche potrebbero richiedere un controllo più approfondito da parte di autorità di regolamentazione e revisori. Pianificate un'ulteriore supervisione compilando in modo proattivo informazioni dettagliate sulle modifiche, report di convalida e altri dettagli di supporto. Assicuratevi di rimanere concentrati sui processi, sulle policy e sugli standard di governance delle informazioni per salvaguardare in modo proattivo i dati sensibili e garantire la privacy.

Resistenza al cambiamento:

Durante le transizioni, gli utenti potrebbero ricorrere a tecniche di raccolta di informazioni alternative e/o non autorizzate, che potrebbero creare punti ciechi in termini di conformità. Inoltre, una gestione del cambiamento non coerente o tempistiche ristrette possono portare a un'adozione non uniforme, aumentando il rischio di non conformità agli standard di governance delle informazioni.

Strategie di mitigazione

Alla luce di queste considerazioni, ecco alcuni concetti da tenere in considerazione quando si valuta una modifica che coinvolga il proprio sistema di registrazione:

• Eseguire valutazioni complete dei rischi prima di avviare modifiche.
• Coinvolgere i responsabili della conformità e i team legali fin dalle prime fasi del processo di pianificazione e durante l'intero progetto.
• Coinvolgere esperti in materia in tutte le fasi di questa iniziativa.
• Garantire una formazione solida e una gestione del cambiamento per tutte le parti interessate (IT, aziende, utenti).
• Eseguire audit regolari durante e dopo la transizione.

Come Rocket può esserti d'aiuto:

Da oltre 40 anni, le più grandi organizzazioni al mondo si affidano a Rocket^® Mobius per gestire, elaborare e proteggere enormi quantità di informazioni sensibili. Man mano che le vostre esigenze si evolvono e valutate la vostra strategia di modernizzazione, tenete in considerazione quanto segue:

Modernizzazione: l'utilizzo di Mobius offre alle organizzazioni una flessibilità di piattaforma senza precedenti, sia che si tratti di mainframe, sistemi on-premise, cloud ibrido o cloud puro, il tutto senza rielaborare le informazioni. Grazie alle funzionalità flessibili di integrazione di processi e applicazioni, che supportano il consolidamento e l'ottimizzazione dei costi, Rocket si adatta alle esigenze specifiche di ogni fase del ciclo di vita della gestione delle informazioni. Scopri di più qui .

Governance delle informazioni: Mobius offre le funzionalità essenziali per raggiungere i vostri obiettivi di governance: redazione basata su regole, crittografia, gestione dei documenti/blocco legale, conservazione, audit e corrispondenza dei dati (inclusi convalida e riconciliazione). Mobius migliora l'accuratezza eliminando gli errori introdotti dalle revisioni manuali, aumenta la velocità di esecuzione delle attività e riduce i costi delegando le attività manuali a tecnologie che standardizzano i set di risultati. Per saperne di più, cliccate qui .

Impegno verso l'IA di generazione (GenAI): l'integrazione ponderata delle tecnologie GenAI nel vostro panorama informativo, come Rocket^® Content Smart Chat, aggiunge potenza e flessibilità alla vostra organizzazione senza compromettere l'accesso alle informazioni o la sicurezza. Altre funzionalità GenAI, come l'identificazione e l'estrazione automatica delle informazioni, completano le vostre strategie.

Competenza: Il team di Customer Solutions Engineering di Rocket vanta una profonda esperienza nell'aiutare i clienti a consolidare la gestione delle informazioni in Mobius. Indipendentemente da dove risiedano attualmente tali informazioni (ad esempio, condivisioni di file, tecnologie obsolete, altri sistemi) e indipendentemente dai fattori che hanno motivato la transizione (ad esempio, consolidamento, modernizzazione, considerazioni sui costi), Rocket dispone di esperti che comprendono i concetti che possono influenzare i requisiti di governance delle informazioni attuali e futuri della vostra organizzazione e possono semplificare la transizione.