Pensando em mudar seu sistema de registro? Principais riscos e estratégias práticas de mitigação.

À medida que sua organização busca novos objetivos, podem surgir discussões sobre a transição de uma solução que tem sido a base de sua estratégia de governança da informação — seu “sistema de registro”. Os fatores que impactam essa decisão incluem mudanças de plataforma (de infraestrutura local para nuvem), modernização (de mainframe para sistemas distribuídos), consolidação, que envolve a extensão para outras atividades de negócios, como fusões e aquisições, entre outros. As organizações também desejam garantir que os investimentos em modernização estejam preparados para alcançar as eficiências desejadas (com o auxílio de IA de última geração e outras tecnologias).

Uma de nossas publicações anteriores afirmou que “a evolução dos negócios depende da transformação de volumes massivos de dados operacionais e não estruturados em conhecimento acionável”. As organizações estão cada vez mais focadas em melhorar a qualidade, a governança e o acesso aos dados, ao mesmo tempo que buscam metas ambiciosas de IA.

Independentemente da atividade que motivou a mudança, certifique-se de considerar os seguintes fatores caso sua organização esteja cogitando uma alteração em seu sistema de registro:

Conformidade regulamentar:

O novo sistema/sistema combinado estará totalmente em conformidade com todas as normas regulamentares que você deve cumprir? Caso contrário, considere como você poderá mitigar essa situação para evitar violações inadvertidas.

Lacunas na “documentação”:

A transição entre soluções provavelmente interromperá os registros de auditoria ou a documentação exigida pelos órgãos reguladores. Mesmo que a interrupção seja temporária, determine como ela será resolvida.

Riscos de integridade e segurança de dados

O processo de migração de dados pode introduzir erros, como resultados imprecisos ou transferências de dados incompletas, o que compromete a integridade dos dados.

Lacunas de segurança:

Novas soluções podem introduzir vulnerabilidades se não forem configuradas ou avaliadas corretamente, aumentando o risco de violações. Embora o termo "vulnerabilidades" seja mais frequentemente associado à lista de CVEs (Vulnerabilidades e Exposições Comuns) do NIST, essa definição abrange o acesso indevido por terceiros, tanto internos quanto externos, entre outros impactos negativos.

Interrupção operacional

A mudança de soluções deve ser planejada com cuidado para evitar tempo de inatividade, atrasos e interrupções de serviço. É fundamental evitar ou mitigar problemas relacionados ao tempo de atividade e/ou aos acordos de nível de serviço (SLAs) publicados ou presumidos.

Desalinhamento entre processo e aplicação:

As soluções de conteúdo geralmente são integradas a uma variedade de aplicativos e processos de negócios. Novas soluções podem não se interconectar automaticamente com os processos ou fluxos de trabalho existentes. Certifique-se de considerar o tempo necessário para os esforços de integração e os subsequentes testes completos, para que os processos críticos de conformidade não sejam afetados.

Preparação para auditoria:

As alterações podem levar a um maior escrutínio por parte dos reguladores e auditores. Planeje-se para uma supervisão adicional, compilando proativamente informações detalhadas sobre as alterações, relatórios de validação e outros detalhes de apoio. Certifique-se de manter o foco nos processos, políticas e padrões de governança da informação para proteger proativamente os dados sensíveis e garantir a privacidade.

Resistência à mudança:

Durante as transições, os usuários podem recorrer a técnicas alternativas e/ou não autorizadas de coleta de informações, o que pode gerar pontos cegos em termos de conformidade. Além disso, uma gestão de mudanças inconsistente ou prazos apertados podem levar a uma adoção inconsistente, aumentando o risco de não conformidade com os padrões de governança da informação.

Estratégias de mitigação

Considerando esses aspectos, os seguintes conceitos devem ser levados em conta ao planejar uma mudança em seu sistema de registro:

• Realize avaliações de risco abrangentes antes de iniciar quaisquer mudanças.
• Envolva os responsáveis ​​pela conformidade e as equipes jurídicas desde o início do processo de planejamento e ao longo de todo o projeto.
• Integre especialistas no assunto durante todas as fases desta iniciativa.
• Garantir treinamento robusto e gestão de mudanças para todas as partes interessadas (TI, negócios, usuários).
• Realizar auditorias regulares durante e após a transição.

Como a Rocket pode ajudar:

Há mais de 40 anos, as maiores organizações do mundo confiam no Rocket^® Mobius para gerenciar, processar e proteger grandes volumes de informações confidenciais. À medida que suas necessidades evoluem e você avalia sua estratégia de modernização, considere o seguinte:

Modernização: O uso do Mobius oferece às organizações uma flexibilidade de plataforma incomparável, seja em mainframe, infraestrutura local, nuvem híbrida ou nuvem tradicional — tudo isso sem a necessidade de reprocessar informações. Combinado com recursos flexíveis de integração de processos e aplicativos, que suportam a consolidação e a otimização de custos, o Rocket atende às suas necessidades em qualquer etapa do ciclo de vida da gestão da informação. Saiba mais aqui .

Governança da informação: O Mobius oferece as funcionalidades essenciais para auxiliar você a atingir seus objetivos de governança: redação baseada em regras, criptografia, gerenciamento de registros/retenções legais, retenção, auditoria e correspondência de dados (incluindo validação e reconciliação). O Mobius aprimora a precisão ao eliminar erros introduzidos por revisões manuais, aumenta a velocidade de conclusão das tarefas e reduz custos ao transferir tarefas manuais para uma tecnologia que padroniza os resultados. Saiba mais aqui .

Compromisso com a Inteligência Artificial de Geração (GenAI): A incorporação criteriosa de tecnologias GenAI em seu ambiente de informação, como o Rocket^® Content Smart Chat, agrega poder e flexibilidade à sua organização sem comprometer o acesso ou a segurança da informação. Outras funcionalidades GenAI, como a identificação e extração automática de informações, complementam suas estratégias.

Especialização: A equipe de Engenharia de Soluções para Clientes da Rocket possui vasta experiência em auxiliar clientes a consolidar a gestão de informações no Mobius. Independentemente de onde essas informações estejam armazenadas atualmente (por exemplo, compartilhamentos de arquivos, tecnologias obsoletas, outros sistemas) e independentemente dos fatores que motivam essa transição (por exemplo, consolidação, modernização, considerações de custo), a Rocket conta com especialistas que compreendem os conceitos que podem impactar os requisitos de governança de informações atuais e futuros da sua organização e podem agilizar sua transição.